Politique de confidentialité

L’EARTHSHOT PRIZE

Nous accordons une grande importance à la protection de votre vie privée. Nous aspirons à tous moments à respecter toute information à caractère personnel que vous nous communiquez, ou que nous recevons de la part d’autres organisations, et à les protéger. Le présent Avis de confidentialité (Avis) explique la manière dont nous conservons et utilisons les informations à caractère personnel, ainsi que vos droits et options y afférents.

Si vous avez des questions au sujet du présent Avis, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées à la section « Nous contacter » ci-dessous. Le présent Avis contient des informations importantes au sujet de vos droits personnels au respect de la vie privée. Veuillez le lire attentivement afin de comprendre comment et pourquoi nous utilisons vos informations à caractère personnel.

Qui nous sommes

Ce site Internet est exploité par la Royal Foundation of The Duke and Duchess of Cambridge (La Fondation) (association caritative reconnue d’utilité publique numéro 1132048). La Fondation est responsable du traitement des informations à caractère personnel qui sont collectées à travers le site ou d’une autre manière ainsi qu’il est énoncé ci-dessous.

Notre parrain et notre marraine

Notre parrain et notre marraine sont le Duc et la Duchesse de Cambridge. Nous partageons parfois des informations à caractère personnel avec ces derniers aux fins énoncées dans le présent Avis ci-dessous, et ils partageront parfois des informations à caractère personnel avec nous lorsque ce partage est légal et approprié. Dans ce cas, nous partageons généralement des données avec la Maison royale. Par exemple, nous pouvons partager des informations limitées au sujet de nos sympathisants assistant à un événement auquel notre parrain et notre marraine peuvent être présents, ou notre parrain et notre marraine peuvent communiquer à la Fondation les coordonnées de personnes qui ont fait part auprès de notre parrain et notre marraine de leur souhait de prendre part à notre travail et nos Projets.

Nos sites Internet/projets

La Fondation est le principal véhicule philanthropique de notre parrain et notre marraine, et soutient et coordonne un certain nombre de Projets caritatifs, en collaboration avec d’autres associations caritatives et organisations. Ces Projets ont parfois leurs propres sites Internet. Le présent Avis s’applique de la même manière à chacun des sites Internet suivants, sauf stipulation contraire ci-dessous :

Veuillez noter que cette liste peut évoluer au fil du temps, mais que le présent Avis se rapporte au site Internet que vous consultez actuellement. Nous ne vous informerons pas si un nouveau site Internet est ajouté à cette liste.

Site Internet	Campagne/Projet
www.royalfoundation.co.uk	le site Internet principal de la Royal Foundation.
www.headstogether.org.uk	Heads Together. Un partenariat avec des associations caritatives mobilisatrices qui combattent la stigmatisation, sensibilisent le grand public, et offrent une aide vitale aux personnes souffrant de problèmes de santé mentale
www.unitedforwildlife.org	United for Wildlife. Une collaboration avec sept des plus grandes associations internationales de protection de la faune sauvage basées sur le terrain, visant à amplifier la réponse aux problèmes urgents de conservation.
https://courses.unitedforwildlife.org/	Une formation ouverte à tous et gratuite axée sur la conservation
http://elephants.unitedforwildlife.org/	Un site Internet de campagne proposant des initiatives pour soutenir la conservation (mis hors service)
www.earthshotprize.org	L’Earthshot Prize. Une série ambitieuse de défis visant à inspirer une décennie d’actions pour réparer la planète.
https://www.stopspeaksupport.com/	Un site Internet hébergeant le contenu de la campagne de lutte contre le cyber-harcèlement de la Royal Foundation
www.endeavourfund.co.uk	Endeavour Fund. Un projet mis en œuvre avec le concours d’un Comité consultatif expérimenté visant à financer des défis sportifs et d’aventures pour les militaires hommes et femmes blessés, handicapés et malades.
www.wearecoachcore.com	Coach Core. Un programme d’apprentissage et de formation mis en œuvre avec des partenaires pour inciter et aider les jeunes à faire carrière dans le coaching sportif.
www.full-effect.org	Un partenariat avec le Community Recording Studio et EPIC Partners pour détecter et soutenir les jeunes à risque et touchés par la violence juvénile à Nottingham grâce à une intervention précoce, un mentorat et une formation. (n’est plus géré par la Fondation)

Comment nous collectons des informations à votre sujet :

Lorsque vous nous les donnez directement

Par exemple, les informations à caractère personnel que vous nous donnez en remplissant des formulaires sur nos sites Internet ou hors ligne (y compris pour un abonnement à notre bulletin d’information, collecter des fonds et/ou faire du bénévolat, ou faire ou proposer un don), en communiquant avec nous par téléphone, e-mail ou courrier ou en remplissant une enquête.

Lorsque vous nous les donnez indirectement

Par exemple, les informations à caractère personnel que nous recevons à votre sujet si vous utilisez l’un des autres sites Internet que nous exploitons ou services que nous fournissons. Dans ce cas, nous vous aurons informé lorsque nous avons collecté ces informations à caractère personnel si nous avons l’intention de les partager en interne et/ou de les associer à des informations collectées sur nos sites Internet, en précisant les fins visées.

Nos partenaires de Projets peuvent partager vos informations à caractère personnel avec nous afin de coordonner nos diverses campagnes de Projets,

par exemple pour inviter les bénéficiaires de ces projets à des événements organisés par la Fondation afin de saluer leurs accomplissements.

Vos informations à caractère personnel peuvent également être partagées avec nous par des tiers y compris, par exemple, la Maison royale ou d’autres associations caritatives royales (voir « Partagerons-nous vos informations à caractère personnel ? » ci-dessous), nos partenaires ; des sous-traitants de services techniques, de paiement et de distribution ; des réseaux publicitaires ; des prestataires de services d’analyse et des fournisseurs d’informations de recherche. Dans la mesure où nous ne l’avons pas fait précédemment, nous vous notifierons lorsque nous recevons des informations à caractère personnel à votre sujet de leur part et vous indiquerons comment et pourquoi nous avons l’intention d’utiliser ces informations à caractère personnel.

Lorsqu’elles sont accessibles au public

Nous pouvons avoir accès à vos informations à caractère personnel à partir de sources externes accessibles au public. Par exemple, les listes d’administrateurs, les informations provenant des listes électorales et des articles de presse – nous pouvons obtenir ces informations à caractère personnel, par exemple, lorsque nous conduisons une diligence raisonnable sur des donateurs potentiels ou des partenaires de collecte de fonds pour nous assurer qu’ils sont en accord avec notre mission et nos valeurs, ou lorsque nous recherchons des donateurs potentiels (voir « Profilage des donateurs » ci-dessous).

Lorsque vous consultez nos sites Internet

Lorsque vous consultez nos sites Internet, nous collectons automatiquement les informations à caractère personnel suivantes :
(a) Informations techniques, y compris l’adresse du protocole Internet (IP) utilisée pour connecter votre ordinateur à Internet, le type et la version du navigateur, le paramètre de fuseau horaire, les types et versions de modules d’extension de navigateur, ainsi que les systèmes d’exploitation et les plates-formes.

(b) Informations sur votre visite du site Internet, y compris le parcours de navigation du localisateur uniforme de ressources (URL) vers, à travers et depuis le site (date et heure comprises), les produits que vous avez consultés ou recherchés, les temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites sur certaines pages, les sources de renvoi, des informations concernant les interactions sur les pages (telles que défilement et clics) et les méthodes utilisées pour naviguer hors de la page.

Nous collectons et utilisons également vos informations à caractère personnel au moyen de cookies sur nos sites Internet – veuillez consulter notre Avis relatif aux cookies pour en savoir plus.

Nous pouvons associer vos informations à caractère personnel en provenance d’une ou plusieurs de ces sources aux fins énoncées dans le présent Avis.

Quelles informations à caractère personnel traitons-nous ?

Nous pouvons collecter, stocker et utiliser les types suivants d’informations à caractère personnel :

nom et coordonnées, y compris adresse postale, numéro de téléphone, adresse e-mail et, le cas échéant, identité sur les médias sociaux ;
informations financières, telles que coordonnées bancaires et/ou de carte de crédit/débit ;
historique des dons et informations Gift Aid ;
photographies, enregistrements vidéo ou audio ;
Informations biographiques, telles que votre profession (ou vos antécédents professionnels – par exemple, si vous postulez à un emploi) ;
informations au sujet de votre ordinateur / appareil mobile et vos visites et votre utilisation de nos sites Internet, y compris, par exemple, votre adresse IP ;
toute autre information partagée avec nous conformément à la section « Comment nous collectons des informations à votre sujet » ci-dessus.

Collectons-nous/partageons-nous des informations à caractère personnel sensibles ?

La loi relative à la confidentialité des données identifie certaines catégories d’informations à caractère personnel comme étant sensibles et exigeant par conséquent une plus grande protection, par exemple des informations au sujet de votre santé ou origine ethnique. Dans des cas limités, nous pouvons collecter et/ou utiliser vos informations à caractère personnel sensibles (également appelées données de catégorie particulière). En règle générale, nous le ferons uniquement avec votre consentement explicite, mais pouvons le faire dans d’autres circonstances permises en vertu de la loi relative à la confidentialité des données.

Par exemple, nous pouvons consigner qu’une personne se trouve dans une situation de vulnérabilité afin de nous conformer aux exigences en vertu de la loi relative aux associations caritatives et du règlement de collecte de fonds pour nous assurer de ne pas lui envoyer de communications de collecte de fonds.

VEUILLEZ NOTER QUE si vous choisissez d’envoyer à la Fondation des informations à caractère personnel sensibles non sollicitées, y compris des demandes d’aide et d’informations se rapportant à la santé mentale, nous ne bénéficions pas de l’expertise nécessaire pour fournir une aide spécialisée dans ce domaine. Par conséquent, si vous nous contactez pour une telle demande, nous communiquerons vos coordonnées à notre partenaire Heads Together, Mind (association caritative numéro 219830, dont le site Internet est www.mind.org.uk) dans la mesure nécessaire pour lui permettre de répondre directement en fournissant l’aide ou les informations que vous demandez et, si nécessaire, nous pouvons transmettre ces informations au(x) service(s) d’urgence compétent(s) ou aux organisations appropriées comme Childline.

Si vous nous contactez à cette fin, nous vous enverrons un courriel ou courrier pour confirmer que nous avons fourni vos coordonnées à Mind et vous donnerons l’opportunité de nous faire savoir si vous ne souhaitez plus que nous partagions ainsi vos coordonnées. Si vous nous indiquez alors que vous ne souhaitez pas que Mind dispose de ces informations ou vous contacte, nous demanderons à Mind de supprimer immédiatement les informations vous concernant que nous leur avons fournies. Veuillez noter que cette procédure peut prendre 24 heures et qu’il est possible que Mind vous réponde directement pendant ce délai. Mind peut partager vos informations à caractère personnel avec d’autres organisations et une fois que Mind aura reçu vos informations à caractère personnel, ils les traiteront conformément à leur propre politique de confidentialité – www.mind.org.uk/legal-info/privacy-policy.

Comment et pourquoi nous utilisons vos informations à caractère personnel ?

Vos informations à caractère personnel, quelle que soit la manière dont elles nous sont fournies, peuvent être utilisées aux fins spécifiées dans le présent Avis, y compris :

pour vous fournir les services ou informations que vous demandez (y compris, le cas échéant, vous adresser à une organisation partenaire comme Mind pour offrir une aide en matière de santé mentale) ;
pour traiter des paiements de votre part, comme des dons (Gift Aid compris) ;
pour communiquer avec vous ainsi qu’il est énoncé dans le présent Avis ci-dessous (y compris aux sections « Communications de campagnes » et « Communications administratives » ci-dessous) ;
pour administrer nos sites Internet et pour des opérations internes, y compris dépannage, analyse de données, tests, recherche, fins statistiques et d’enquêtes ;
pour améliorer vos interactions avec nos sites Internet, par exemple en nous assurant que le contenu est présenté de la manière la plus pertinente et efficace possible pour vous et votre ordinateur ;
pour établir des rapports sur les résultats et l’impact de notre travail ;
dans le cadre de nos efforts visant à préserver la sécurité de nos sites Internet et de nos opérations internes ;
pour évaluer ou comprendre l’efficacité de la publicité que nous vous présentons et que nous présentons à d’autres personnes, et pour vous envoyer une publicité pertinente ;
pour conduire une diligence raisonnable sur les donateurs (voir la section « Diligence raisonnable sur les donateurs » ci-dessous) ;
pour administrer votre candidature à un poste ;
pour traiter des demandes de renseignements et/ou réclamations soumises par vous ou à votre sujet ;
pour vérifier et/ou administrer nos comptes ;
pour satisfaire des obligations légales qui sont exécutoires pour nous, par exemple découlant de contrats conclus entre vous et nous ou en lien avec des organismes de réglementation, gouvernementaux et/ou d’application de la loi avec lesquels nous pouvons travailler ;
la prévention des fraudes, de l’usage abusif de services ou du blanchiment de capitaux ; et/ou
l’application d’actions en justice

Profilage des donateurs

La Royal Foundation conduit un « profilage des donateurs », à savoir l’identification de donateurs et d’influenceurs majeurs potentiels et une recherche ultérieure sur ces derniers – particuliers, fiducies caritatives, sociétés et bénévoles, afin de mieux comprendre nos sympathisants et d’identifier des sympathisants potentiels. Ce profilage, qui peut comprendre l’identification d’indicateurs de richesse et l’analyse de notre base de données à l’avenir, éclairera notre stratégie de collecte de fonds, nous aidant ainsi à vous adresser des communications pertinentes et efficaces et renforçant les relations avec nos sympathisants de la manière la plus efficace possible. Ceci aide la Fondation, en qualité d’association caritative, à utiliser au mieux ses fonds caritatifs afin de maximiser les bienfaits pour le public qu’elle est à même d’offrir.

Vous pouvez exercer votre option de refus quant à une telle utilisation de vos informations à caractère personnel. Si vous ne souhaitez pas que la Royal Foundation conduise un profilage des donateurs sur votre personne, veuillez alors nous contacter.

Diligence raisonnable sur les donateurs

À l’image de nombreuses associations caritatives, nous devons conduire des vérifications sur les personnes qui font ou proposent de nous faire des dons importants, afin de nous conformer à nos obligations de protéger les fonds, les actifs, et la réputation de notre association caritative, et de respecter les principes « connaître son donateur » outre les orientations de la Charity Commission, de prévenir les fraudes, mais également de nous assurer du respect de nos propres politiques d’éthique (Fins de diligence raisonnable).

Nous pouvons faire appel à des prestataires tiers pour nous aider à conduire ces vérifications, et nous pouvons obtenir des informations auprès de sources accessibles au public à cette fin. La Fondation observera ses Politiques de Collecte éthique de fonds et d’Acceptation de cadeaux dans l’interprétation et l’application des conclusions de la diligence raisonnable. Nous réviserons régulièrement les décisions de diligence raisonnable en fonction de toute modification future apportée aux Politiques de Collecte éthique de fonds et d’Acceptation de cadeaux de l’association caritative.

Les informations que nous obtenons en conduisant notre diligence raisonnable peuvent être partagées avec d’autres associations caritatives royales à des Fins de diligence raisonnable. Voir « Partage de données ».
La diligence raisonnable sur les donateurs peut également comprendre des informations qui sont considérées être des « données à caractère personnel sensibles ». Ceci peut comprendre des informations à caractère personnel concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses, la santé, mais également des informations concernant le casier judiciaire.

Filmer et photographier lors d’événements

Veuillez noter que nous pouvons (ou nos prestataires de services peuvent) ou des organisateurs d’événements tiers (partenaire de Projet compris) peuvent filmer ou photographier les personnes assistant ou prenant part à nos événements.

Nous pouvons utiliser les vidéos ou photographies à des fins de publicité et de marketing/collecte de fonds. Par exemple, sur des supports imprimés et/ou numériques (médias sociaux compris) ou via des agences publicitaires et de presse externes, le tout pouvant être accessible au public.

Aucune information à caractère personnel (par ex. noms) d’enfants de moins de 16 ans ne sera utilisée sur ces supports sans le consentement des parents ou du tuteur légal, mais nous pouvons utiliser des images où des enfants figurent incidemment (par exemple, dans une foule).

Communications de campagnes

Nous pouvons utiliser vos coordonnées pour vous communiquer des informations au sujet de notre travail qui, selon nous, sont susceptibles de vous intéresser (par exemple des comptes rendus réguliers sur les Projets de la Fondation comme Heads Together).

Nous obtiendrons votre consentement pour vous contacter par e-mail et sms à ces fins (par exemple, en vous inscrivant sur les sites Internet de nos Projets). Nous pouvons vous envoyer une documentation de marketing par courrier à condition que cela soit dans nos intérêts légitimes, à moins que vous n’exerciez votre option de refus.

Veuillez consulter la section « Notre fondement juridique pour traiter vos informations » pour en savoir plus sur notre invocation d’intérêts légitimes. Nous pouvons également vous contacter par téléphone à ce titre (à moins que vous ne soyez inscrit sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique ou n’ayez exercé votre option de refus quant à la réception de communications de marketing de notre part).

Nous envoyons les documents de marketing suivants :

Comptes rendus réguliers sur le travail de la Fondation – y compris courriels, bulletins d’information, magazines et autres publications vous informant de notre travail ;
Campagnes – des informations sur nos Projets, y compris la manière dont vous pouvez soutenir ces campagnes (par exemple en assistant à des événements ou en collectant des fonds pour ces derniers), et des comptes rendus réguliers sur les progrès de nos campagnes ;
Événements – y compris des informations sur nos défis (dans le cas de l’Endeavour Fund, par exemple) ou autres événements pour soutenir nos Projets. Veuillez noter que si vous vous inscrivez à un événement, nous vous enverrons également des communications administratives sur le mode de participation. Nous vous enverrons également parfois un rappel au sujet du même événement au cours des années qui suivent, au cas où vous souhaiteriez y participer à nouveau ; et
Bénévolat – des informations sur la manière dont vous pouvez soutenir nos Projets et nos partenaires en donnant de votre temps ou en usant de votre influence pour faire avancer leurs objectifs, ainsi que des comptes rendus réguliers sur l’impact de votre travail.

Nous effaçons et supprimons dans la mesure du possible les coordonnées qui ne sont plus à jour en les comparant aux registres accessibles au public comme les registres des décès. Ceci nous aide à améliorer le taux de distribution de nos publipostages et à minimiser les dépenses inutiles.

Médias sociaux/numérique

En fonction de vos paramètres ou des politiques de confidentialité concernant des services de messagerie de médias sociaux comme Facebook, Twitter et Instagram, nous pouvons vous envoyer des publicités ciblées au sujet de la Fondation au moyen d’outils de suivi d’audience des médias sociaux.

Par exemple, les programmes d’audiences « personnalisées » et « similaires » de Facebook nous permettent d’afficher des publicités visant nos sympathisants existants lorsqu’ils consultent Facebook, ou d’autres personnes ayant des intérêts ou caractéristiques similaires à ceux/celles de nos sympathisants. Nous pouvons communiquer vos informations à caractère personnel, y compris votre adresse e-mail, à Facebook, afin que Facebook puisse déterminer si vous êtes un titulaire de compte inscrit sur ce réseau social, ou afin que Facebook crée une audience « similaire ». Nos publicités peuvent alors apparaître lorsque vous accédez à Facebook. Nous collaborons uniquement avec des réseaux de médias sociaux qui offrent une fonctionnalité permettant un téléchargement sécurisé et chiffré de données et supprimons immédiatement tout dossier sans correspondance avec leur propre base d’utilisateurs.

Pour en savoir plus ou pour gérer vos préférences publicitaires sur les médias sociaux, veuillez consulter le guide « À propos des audiences personnalisées » de Facebook

(https://www.facebook.com/business/help/744354708981227) et sa Politique relative aux données.

Notre site Internet utilise également des images ou pixels invisibles par le biais de prestataires de services tiers qui nous permettent de suivre les conversions et l’activité sur notre site Internet ainsi que de générer des publicités qui apparaissent sur Facebook et d’autres moteurs de recherche comme Google à votre attention et à celle d’autres utilisateurs potentiels. Veuillez consulter notre Avis relatif aux cookies pour en savoir plus.

Communications administratives

Outre les communications de campagnes que vous recevez de notre part, nous communiquerons également avec vous par courrier, téléphone et e-mail eu égard à des questions administratives. Nous vous contacterons également parfois au sujet d’un événement auquel vous vous êtes inscrit, par exemple pour vérifier que les pages de collecte de fonds ont été configurées et pour fournir toute autre information nécessaire. Nous pouvons quand même avoir besoin de communiquer avec vous à des fins administratives même lorsque vous avez exercé votre option de refus quant à la réception de communications de marketing de notre part.

Informations à caractère personnel d’enfants

Nous collectons et gérons parfois des informations à caractère personnel au sujet d’enfants, et nous nous efforçons de les gérer d’une manière appropriée à l’âge de l’enfant. Des informations à caractère personnel sont généralement collectées lorsque des enfants qui prennent part à un Projet avec nos partenaires assistent à nos événements, ou lorsque notre parrain et notre marraine assistent avec eux à des événements de partenaires. Si possible et le cas échéant, nous demanderons ou nos partenaires demanderont le consentement des parents ou du tuteur avant de collecter des informations à caractère personnel au sujet d’enfants.

Partagerons-nous vos informations à caractère personnel ?

Sauf indication contraire dans le présent Avis, nous ne partageons pas (à moins d’avoir obtenu votre consentement à cette fin), ne vendons ou ne louons pas vos informations à caractère personnel à des tiers à leurs propres fins de marketing.

Partage d’informations à caractère personnel avec la Maison royale et les associations caritatives royales

En raison de la nature de la Fondation, dans certaines circonstances, nous pouvons partager vos informations à caractère personnel avec la Maison royale – par exemple pour fournir à notre parrain et notre marraine des informations au sujet des participants à nos événements lorsque cela est raisonnable et légal, et ils partageront des informations à caractère personnel avec nous. La Fondation consulte régulièrement les Maisons royales ; Kensington Palace, Buckingham Palace et St James’ Palace dans la planification d’événements, pouvant comprendre le partage d’informations sur les participants aux événements selon le cas.

Nous collaborons également de temps à autre avec les Royal Founding Patronages, un groupe d’associations caritatives (plus leurs filiales et/ou entités commerciales), ainsi qu’avec le Prince’s Trust Group et la Prince’s Foundation, énumérés ici : https://www.princeofwales.gov.uk/prince-waless-charities. En outre, nous pouvons également collaborer avec Sentabale http://sentabale.org et le Royal Collection Trust https://www.royalcollection.org.uk. Collectivement désignés les « Associations caritatives royales ». Les données sont partagées verbalement et via des courriels sécurisés entre les représentants des Associations caritatives royales.

La relation entre la Fondation et les Associations caritatives royales suit un protocole opérationnel partagé qui comporte un certain partage continu d’informations pertinentes et proportionnées au sein du groupe, effectué dans les intérêts légitimes de la Fondation et des Associations caritatives royales pour soutenir leurs objectifs individuels et collectifs. Ceci a pour but de s’assurer que toute démarche auprès de sympathisants potentiels est traitée de manière sensible et proportionnée, et d’éviter que les mêmes sympathisants fassent l’objet de démarches multiples simultanément de la part de différents membres des Associations caritatives royales, lorsqu’ils peuvent raisonnablement ne pas s’y attendre. Ces informations à caractère personnel peuvent comprendre les noms, les coordonnées, les intérêts philanthropiques et certaines données biographiques pertinentes – et lorsque cela est strictement nécessaire et approprié pour protéger les intérêts des Associations caritatives royales, des informations de diligence raisonnable (voir « Diligence raisonnable sur les donateurs » ci-dessus).

Partage d’informations à caractère personnel avec des sociétés de modération

Veuillez noter que pour certaines campagnes, nous faisons appel à des sociétés de modération tierces – lorsque nous le faisons, ces sociétés auront accès à nos plates-formes de médias sociaux et liront et passeront en revue une partie ou la totalité des publications effectuées pour s’assurer que le contenu respecte nos orientations communautaires. Tout contenu inapproprié peut être supprimé ou masqué, et les personnes l’ayant publié peuvent se voir interdire toute autre interaction sur ces canaux.

Si le contenu qui est divulgué suggère qu’une personne peut être un danger pour elle-même, un danger pour d’autres personnes ou divulgue des informations sur d’autres personnes potentiellement en danger, nous pouvons alors transmettre ces informations aux services compétents pour nous assurer que les mesures appropriées soient prises.

Autres fins du partage

Nous pouvons également divulguer vos informations à caractère personnel à certains tiers afin d’accomplir les fins énoncées dans le présent

Avis, y compris :

Nous partagerons vos informations à caractère personnel avec nos partenaires caritatifs, si nécessaire et approprié pour coordonner nos Projets énumérés à la section « Nos sites Internet/projets » ci-dessus.
lorsque cela est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux, ou garantir un soutien aux personnes souffrant d’une pathologie particulière, ou pour protéger des enfants ou des personnes en danger ;
lorsque nous avons obtenu votre consentement à cette fin ;
lorsque les informations sont transférées à un sous-traitant du traitement des données sûr, qui assure le traitement de vos informations à caractère personnel pour notre compte en vertu d’un contrat ;
lorsque nous sommes tenus par la loi de le faire, par exemple à des organismes d’application de la loi ou de réglementation lorsque cela est exigé ou autorisé en vertu de la législation pertinente.

Sécurité de vos informations à caractère personnel et accès à ces dernières

Nous prenons des mesures proportionnées et appropriées pour protéger vos informations à caractère personnel et pour prévenir une perte, une destruction, un usage abusif ou une altération de ces dernières.

Par exemple, vos informations à caractère personnel sont uniquement accessibles à un personnel et des sous-traitants dûment formés, et sont stockées sur des serveurs sécurisés. En général, les informations à caractère personnel que nous collectons auprès de vous seront stockées au Royaume-Uni ou au sein de l’Espace économique européen (EEE). Nous faisons toutefois appel à des agences et/ou prestataires pour traiter des informations à caractère personnel pour notre compte. Vos informations à caractère personnel peuvent par conséquent être transférées ou stockées en dehors, et/ou autrement traitées par des sous-traitants conduisant leurs activités en dehors, du Royaume-Uni ou de l’EEE qui travaillent pour nous ou pour l’un de nos prestataires.

Dans ce cas, nous prendrons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour nous assurer que le destinataire mette en œuvre des protections appropriées pour sécuriser vos informations à caractère personnel (par exemple, en concluant un contrat approuvé par la Commission européenne ou, si la société est basée aux États-Unis, en vérifiant qu’elle est certifiée en vertu du Bouclier de Protection des Données UE-États-Unis).

La transmission d’informations via Internet n’est jamais totalement sécurisée, et même si nous faisons de notre mieux pour les protéger, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des informations à caractère personnel transmises via Internet.

Notre fondement juridique pour traiter vos informations à caractère personnel

La Fondation doit invoquer un fondement légitime pour collecter et utiliser vos informations à caractère personnel. La loi relative à la confidentialité des données stipule six motifs de ce type, et nous considérons que les motifs suivants sont pertinents eu égard à notre utilisation d’informations à caractère personnel :

Lorsque vous avez donné votre consentement – par exemple pour vous envoyer un marketing direct par e-mail ou SMS.
Lorsque cela est nécessaire afin de nous conformer à une obligation légale à laquelle nous sommes soumis – par exemple lorsque nous sommes dans l’obligation de partager vos informations à caractère personnel avec le HMRC (administration fiscale britannique) pour traiter une déclaration Gift Aid.
Lorsque cela est nécessaire pour l’exécution d’un contrat auquel vous êtes une partie ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat
Par exemple si vous contribuez ou prenez autrement part à l’un de nos Projets en vertu d’un contrat.
Lorsque nous avons un intérêt légitime de le faire.

Intérêts légitimes

Des informations à caractère personnel peuvent être collectées et utilisées si cela est raisonnablement nécessaire pour servir un intérêt légitime (tant que ce traitement est équitable, mesuré et n’impacte pas indûment vos droits).

Lorsque nous nous fondons sur des intérêts légitimes, en fonction de l’activité, nous pouvons nous fonder sur les intérêts légitimes de la Fondation ou sur ceux de nos organisations partenaires (par exemple, dans notre coordination de la campagne Heads Together, un Projet regroupant plusieurs associations caritatives partenaires).

Ces intérêts légitimes comprennent ce qui suit :

Gouvernance d’association caritative, y compris accomplissement de nos objectifs caritatifs, obligation légale de reddition des comptes et communication d’information financière et autres exigences de conformité réglementaire ;
Administration et gestion opérationnelle, y compris répondre aux demandes de renseignements sollicitées, fournir des informations, recherche, diligence raisonnable sur les donateurs, gestion des événements, administration de nos Projets et exigences en matière d’emploi et de recrutement ; et
Collecte de fonds et campagnes, y compris administrer des campagnes et des dons, et envoyer une documentation par courrier (et dans certains cas, passer des appels téléphoniques), analyse, ciblage et segmentation pour développer des stratégies de communication et administration des suppressions de communications.

En général, nos intérêts légitimes comprennent la gestion de la Fondation en qualité d’entité caritative et la poursuite de nos objectifs et idéaux. « Intérêts légitimes » peut toutefois également comprendre vos intérêts, comme lorsque vous nous avez demandé des informations ou des services, et ceux de tiers (par exemple, les bénéficiaires de nos Projets – y compris nous assurer que les personnes ayant besoin d’aide et de soutien soient orientées vers les organisations les plus compétentes pour les fournir).

Lorsque nous traitons vos informations à caractère personnel pour servir ces intérêts légitimes, nous prenons en considération et mesurons tout impact potentiel sur votre personne (positif et négatif), et vos droits.

Combien de temps conservons-nous vos informations à caractère personnel

Quelle que soit votre relation avec nous, nous stockerons vos informations à caractère personnel uniquement pendant la durée nécessaire pour accomplir les fins auxquelles nous les avons collectées, y compris à des fins de satisfaction de toute exigence légale, comptable ou de déclaration.

Nous les conserverons généralement pendant une période spécifiée conformément à notre politique de conservation interne. Cette période peut varier en fonction des raisons pour lesquelles nous traitons les informations à caractère personnel et selon que nous ayons ou non une obligation légale (par exemple en vertu des réglementations financières) ou contractuelle de les conserver pendant une certaine période.

Sous réserve de ce qui précède, en règle générale, nous conservons habituellement des informations à caractère personnel concernant des donateurs et des personnes qui ont entrepris des actions pour des campagnes ou se sont inscrites sur nos listes de publipostage pendant 6 ans après leur dernier don ou dernière interaction avec nous puis nous déterminerons si nous les conservons six ans de plus.

Une fois la période de conservation expirée, les informations à caractère personnel seront éliminées de manière confidentielle ou supprimées définitivement.

Si vous vous opposez à ce que nous vous contactions à nouveau, nous conserverons certaines informations de base à votre sujet sur une « liste de désinscription » afin d’éviter de vous envoyer des communications indésirables à l’avenir.

Vos droits

Vous disposez d’un certain nombre de droits légaux en lien avec notre utilisation de vos informations à caractère personnel. Ces droits comprennent :

Le droit de s’opposer – vous avez le droit de vous opposer au traitement lorsque nous (i) invoquons des intérêts légitimes en tant que fondement juridique, (ii) utilisons vos informations à caractère personnel pour un marketing direct ou nous (iii) utilisons vos informations à caractère personnel à des fins statistiques.
Le droit de retirer son consentement – lorsque nous utilisons vos informations à caractère personnel en nous basant sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.
Le droit d’accès – vous pouvez demander une confirmation des informations à caractère personnel que nous détenons à votre sujet, ainsi qu’une copie de ces informations à caractère personnel. À condition d’avoir vérifié avec succès votre identité (nous devons être sûrs que vous êtes la seule personne à laquelle nous dévoilons vos informations à caractère personnel), nous vous fournirons vos informations à caractère personnel sous réserve de toute exception qui s’applique.

Ceci est parfois appelé une « demande d’accès d’une personne concernée » et peut être effectué par écrit à notre adresse e-mail ou postale figurant à la section « Nous contacter » ci-dessous.

Le droit à l’effacement – dans certains cas, vous pouvez nous demander de supprimer vos informations à caractère personnel de nos dossiers (ou de les anonymiser). Nous pouvons conserver certaines informations à caractère personnel limitées afin de nous assurer de ne pas vous contacter à l’avenir.
Le droit de rectification – si vous estimez que nos dossiers vous concernant sont inexacts, vous avez le droit de nous demander de les mettre à jour. Vous pouvez nous demander de vérifier les informations à caractère personnel que nous détenons à votre sujet en cas de doute.
Le droit à la limitation du traitement – dans certaines situations, vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos informations à caractère personnel en cas de désaccord quant à leur exactitude ou leur utilisation légitime.
Le droit à la portabilité des données – lorsque nous traitons vos informations à caractère personnel à l’aide de moyens automatisés en nous basant sur votre consentement, ou pour exécuter un contrat, vous pouvez nous demander de les transférer à un autre prestataire de services dans un format utilisable.

Pour exercer l’un quelconque de ces droits, vous devez nous envoyer une description des informations à caractère personnel en question, ainsi qu’une explicitation des droits que vous souhaitez exercer, en utilisant les coordonnées figurant à la section « Nous contacter » ci-dessous. Dans certains cas, nous pouvons demander une preuve d’identité ou des informations complémentaires avant de pouvoir traiter votre demande.

Veuillez noter que ces droits s’appliquent uniquement dans des circonstances limitées. Pour obtenir de plus amples informations, nous vous suggérons de consulter les orientations de l’Information Commissioner’s Office (ICO) – https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-the-general-data-protection-regulation-gdpr/individual-rights/ – ou de nous contacter en utilisant les coordonnées figurant à la section « Nous contacter » ci-dessous en cas de doute.

Sites Internet de tiers

En raison de la nature collaborative de notre travail, nos sites Internet contiennent souvent des liens vers d’autres sites, y compris ceux de nos partenaires de distribution. Par exemple, notre Projet Heads Together signale les personnes recherchant une aide en matière de santé mentale à des organisations comme Samaritans et Mind. Le présent Avis ne couvre pas ces sites Internet externes et nous déclinons toute responsabilité quant aux pratiques de confidentialité ou au contenu de ces sites. Nous vous encourageons à lire les politiques de confidentialité de tout site Internet externe que vous consultez via des liens sur notre site Internet ou si vous prenez part à l’un de nos Projets, veuillez consulter le site Internet des partenaires énumérés sur le site Internet de la campagne comme étant parties prenantes afin de savoir comment ils collectent, utilisent et partagent vos informations à caractère personnel.

Modifications du présent Avis

Nous révisons périodiquement le présent Avis et pouvons le mettre à jour de temps à autre. Nous vous recommandons par conséquent de le consulter régulièrement. Si nécessaire, nous pouvons également vous informer par e-mail des modifications apportées au présent Avis. Le présent Avis a été mis à jour pour la dernière fois le 16 mai 2018.

Nous contacter (réclamations comprises)

Si vous avez des questions ou préoccupations (réclamations comprises) au sujet du présent Avis ou au sujet de la manière dont vos informations à caractère personnel sont utilisées, veuillez nous le faire savoir en nous contactant par les moyens suivants :

par téléphone : +44 (0) 207 101 2000
par courrier : The Royal Foundation of The Duke and Duchess of Cambridge, Kensington Palace, Palace Green, Londres W8 4PU.

Dans chaque cas, veuillez demander ou adresser votre communication au Data Protection Lead (responsable de la protection des données).

Vous avez le droit de soumettre une réclamation à tout moment auprès de l’Information Commissioner’s Office, l’autorité de réglementation britannique compétente en matière de confidentialité des données (https://ico.org.uk/global/contact-us/). Nous accueillons toujours favorablement l’opportunité de pouvoir répondre à vos préoccupations avant que vous ne contactiez l’ICO et nous vous prions par conséquent de bien vouloir nous contacter en premier lieu.